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COM A PALAVRA, A DIREÇÃO
Esta POLÍTICA é para que todos da QUALITY possam, juntos, integrar os nossos propósitos em estabelecer sistemas internos em prol da ética e da integridade nos negócios e em todas as nossas atitudes do dia a dia.
Esta POLÍTICA visa informar a todos sobre como devemos operar em prol da sistematização de nossas ações em prol do nosso Programa de Integridade.
Contamos com todos vocês!
1. INTRODUÇÃO
A política de brindes, presentes e hospitalidades da Quality visa estabelecer diretrizes claras para a oferta e recepção de brindes, presentes e atos de hospitalidade, assegurando a transparência e a integridade nas relações comerciais e institucionais, e prevenindo situações de conflito de interesses ou atos de corrupção.
2. OBJETIVO
Esta política tem como objetivo orientar os colaboradores e parceiros da empresa quanto às práticas aceitáveis e inaceitáveis relacionadas a brindes, presentes e hospitalidades, e garantir conformidade com as leis anticorrupção aplicáveis e com os princípios de ética empresarial da Quality. É IMPORTANTE QUE SE LEIA E PRATIQUEM OS PROCEDIMENTOS PERTINENTES A ESTA POLÍTICA.
3. ABRANGÊNCIA
Esta política aplica-se a todos os colaboradores da empresa, em todos os níveis hierárquicos, bem como a fornecedores, clientes, parceiros comerciais e quaisquer terceiros que atuem em nome da Quality.
4. DEFINIÇÕES
Presentes = No contexto corporativo, a prática de dar e receber presentes pode ser uma forma de demonstrar apreço e fortalecer relações comerciais e institucionais. Contudo, é fundamental que essa prática seja conduzida de acordo com políticas estritas de ética e compliance. Presentes devem ter um valor simbólico, sem intenção de influenciar de maneira indevida decisões ou ações do receptor. É importante que haja transparência total, com a documentação e reporte de presentes conforme as políticas internas da empresa, bem como aderência às leis e regulamentações locais e internacionais pertinentes à anti-corrupção e ao relacionamento com agentes públicos e privados.
Hospitalidades = é a qualidade ou ação de receber e tratar pessoas, sejam elas visitantes, hóspedes ou estranhos, de maneira calorosa e generosa. Refere-se ao conjunto de práticas e atitudes que demonstram cordialidade, acolhimento e atenção aos detalhes para proporcionar conforto e bem-estar aos outros. Em um contexto empresarial ou institucional, a hospitalidade pode incluir oferecimento de acomodações, alimentação, transporte e entretenimento, sempre pautado pelo respeito e pela consideração às necessidades e preferências dos indivíduos acolhidos. A hospitalidade é uma expressão de respeito e cuidado interpessoal que pode fortalecer relações e criar uma experiência positiva e memorável para os envolvidos.
5. DIRETIRZES
É imperioso que se verifique o PROCEDIMENTO a esta POLÍTICA, notadamente quanto:
● PROIBIDA a concessão, entrega de algum benefício ou recebimento para obter alguma vantagem indevida.
● A legislação vigente precisa ser totalmente atendida (ela deve permitir o ato, os impostos devem ser considerados, etc.).
● Não pode gerar nenhuma percepção negativa que venha a afetar a imagem da empresa ou dos funcionários.
● O benefício deve ser contabilizado adequadamente e representar fielmente a realidade.
Se houver dúvida sobre ser permitido ou não a concessão ou recebimento de um benefício, o Departamento de Compliance deve ser consultado. Não consultar significa que a pessoa envolvida está assumindo a responsabilidade pelo ato e que tem a certeza de estar cumprindo as diretrizes desse procedimento e do código de conduta da empresa. PRINCIPALMENTE SE:
● Se houver suspeita de que o benefício em questão possa ser decisivo para obtenção de um negócio, de um favor, de uma concessão ou de um favorecimento desleal para a empresa.
● Se a transparência do ato em si trouxer alguma preocupação (por exemplo: o ato em questão traria constrangimento ou algum efeito negativo à empresa e seus funcionários, caso ele venha a ser publicado na mídia ou se outras pessoas ficarem sabendo).
● Se evento similar fosse feito pelo concorrente, isso causaria alguma indignação, suspeita ou reclamação.
● Qualquer outra situação que mereça atenção para proteger a imagem da empresa e de seus funcionários.
Regras para refeições
Proibido pagar ou receber refeições acima de R$ 100 por pessoa.
Proibidos convites a terceiros (esposa, familiares, amigos, etc...).
Refeições só são permitidas no horário de expediente.
Proibidas refeições dentro de um período de até 3 meses antes de decisões de fechamento de negócios, com pessoa que possuam poder de influência nessa decisão.
Proibido pagar refeições com os mesmos convidados numa frequência inferior a 6 meses.
Proibidas refeições com bebidas alcoólicas.
Proibido pagar qualquer refeição para agente público.
Regras para concessão ou recebimento de presentes
Proibido conceder ou receber presentes / brindes acima de R$ 100.
Proibido conceder presentes / brindes antes de decisões de fechamento de negócio, para pessoa que possua poder de influência nessa decisão.
Brindes / presentes promocionais devem ter o logo da empresa (ex.: canetas, blocos de anotações).
Proibido conceder presente / brinde a agentes públicos.
Presentes / brindes só podem ser concedidos em conexão com eventos de negócios e/ou marketing (isso implica que não se pode usar Natal, dia da Secretária, aniversário, etc. como motivo para tal ato).
Viagens
Proibido pagar viagens sem propósito claro do negócio.
Viagens só podem ser pagas em classe econômica e hotel 4 estrelas, no máximo.
Proibido pagar viagens a cônjuges e qualquer outro tipo de acompanhante.
Proibido pagar viagens a agentes públicos.
Nenhuma viagem pode ser paga durante negociações de contrato ou às vésperas de decisões importantes, para pessoa que possua poder de influência nessa decisão.
Em caso de visitas técnicas, inspeções e situações do gênero, as viagens só podem ser pagas se expressamente estabelecidas em contrato.
Entretenimentos
Proibido pagar eventos acima de R$ 500 por pessoa.
O entretenimento precisa ter conexão com o negócio (ex.: não se pode pagar camarote no Carnaval, nem show musical). Ex. de entretenimento permitido: convenção de vendas, seguida de um show com uma cantora famosa.
Todo entretenimento precisa ser aprovado previamente pelo Compliance.
É proibido convite a entretenimento se houver negociação em andamento.
Convites a agentes públicos só podem ser feitos se aprovados formalmente pelos órgãos superiores e com carta formal de que isso não fere nenhum código interno.
Registros e Transparência
Todos os brindes, presentes e atos de hospitalidade oferecidos ou recebidos devem ser devidamente registrados em um sistema de controle específico da empresa.
A documentação deve incluir a descrição do item ou serviço, o valor estimado, a razão da oferta ou recepção e a identificação das partes envolvidas.
Conformidade com a Legislação
Todas as práticas relacionadas a brindes, presentes e hospitalidades devem estar em conformidade com as leis e regulamentos locais, nacionais e internacionais aplicáveis.
6. RESPONSABILIDADES
É responsabilidade de cada colaborador cumprir esta política e reportar qualquer violação ao departamento de compliance da empresa.
Supervisores e gerentes são responsáveis por assegurar que sua equipe esteja ciente e compreenda esta política.
7. SANÇÕES
Violações desta política podem resultar em ações disciplinares, incluindo a possível rescisão do contrato de trabalho e, quando aplicável, ações legais.
8. DISPOSIÇÕES GERAIS
A Quality reserva-se o direito de modificar esta política a qualquer momento para refletir mudanças nas leis ou nas melhores práticas de negócios.
Esta política entra em vigor na data de sua divulgação e deve ser revisada periodicamente.