Programa de Integridade | Política de Doações, Patrocínios e Contribuições

COM A PALAVRA, A DIREÇÃO

Esta POLÍTICA é para que todos da QUALITY possam, juntos, integrar os nossos propósitos em estabelecer sistemas internos em prol da ética e da integridade nos negócios e em todas as nossas atitudes do dia a dia.

Esta POLÍTICA visa informar a todos sobre como devemos operar em prol da sistematização de nossas ações em prol do nosso Programa de Integridade.

Contamos com todos vocês!

1. INTRODUÇÃO

A política de doações, patrocínios e contribuições da Quality estabelece as diretrizes para o apoio financeiro ou em relação a iniciativas externas, com o objetivo de assegurar que tais atividades sejam realizadas de forma ética, transparente e em conformidade com a legislação vigente.

A preocupação com doações e patrocínios no contexto de um programa de integridade é fundamental para assegurar a conduta ética e a conformidade legal de uma organização. Doações e patrocínios podem ser mal interpretados ou utilizados indevidamente para ocultar atos de corrupção ou lavagem de dinheiro, expondo a empresa a riscos legais e reputacionais significativos. As legislações nacionais e internacionais, como a Lei Anticorrupção Brasileira e o Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) dos EUA, exigem que as empresas tenham controles internos rígidos para prevenir tais práticas ilícitas.

2. OBJETIVO

O objetivo desta política é orientar a empresa e seus colaboradores na realização de doações, patrocínios e contribuições, garantindo que estes atos reflitam os valores da empresa e não sejam utilizados como meio para obtenção de vantagens comerciais ou influência indevida.

3. ABRANGÊNCIA

Esta política aplica-se a todos os funcionários, diretores, executivos e partes interessadas que atuem em nome da Quality, em todas as suas operações.

4. DEFINIÇÕES

Doações: Transferências voluntárias de recursos ou serviços a organizações ou indivíduos, sem a expectativa de retorno direto ou indireto.

Patrocínios: Apoio financeiro ou em espécie a eventos, projetos ou entidades, em troca de benefícios de marketing e exposição da marca.

Contribuições: Pagamentos voluntários, incluindo contribuições políticas, a entidades ou indivíduos, com o intuito de apoiar suas atividades.

5. DIRETRIZES

Doações e patrocínios são formas comuns de empresas apoiarem iniciativas sociais, culturais, esportivas ou educacionais. No entanto, essas práticas também podem ser utilizadas indevidamente como veículos para a lavagem de dinheiro ou para a obtenção de vantagens ilícitas, como suborno ou tráfico de influência. Em um programa de integridade, é essencial observar as seguintes diretrizes para assegurar que doações e patrocínios sejam conduzidos de maneira ética e legal:

Transparência: Mantenha um registro detalhado de todas as doações e patrocínios, incluindo os beneficiários, os montantes, os propósitos e os resultados esperados.

Devido Processo de Due Diligence: Realize uma avaliação cuidadosa dos beneficiários de doações e patrocínios para garantir que eles têm uma reputação sólida e não estão envolvidos em atividades ilícitas.

Conformidade com a Legislação: Assegure que todas as doações e patrocínios estejam em conformidade com a legislação local e internacional, incluindo leis de combate à corrupção e lavagem de dinheiro.

Alinhamento com os Valores da Empresa: Assegure que as iniciativas apoiadas estejam alinhadas com os valores e a missão da empresa, evitando qualquer tipo de apoio a entidades ou projetos que possam comprometer a integridade da organização.

Limites e Controles: Estabeleça limites claros para o valor das doações e patrocínios e implemente controles internos para aprovação e liberação dos fundos.

Aprovação e Monitoramento: Todos os acordos de doações e patrocínios devem ser aprovados por meio de um processo formal e monitorados para garantir que os fundos sejam utilizados de acordo com o acordo estabelecido.

Conflito de Interesses: Verifique se há potenciais conflitos de interesse entre os beneficiários das doações ou patrocínios e os funcionários ou diretores da empresa.

Documentação Adequada: Mantenha documentação adequada que comprove a finalidade e o uso das doações e patrocínios, incluindo contratos, recibos e relatórios de impacto.

Comunicação e Relacionamento: Garanta que a comunicação e o relacionamento com os beneficiários sejam transparentes e documentados, evitando qualquer sugestão de que a doação ou patrocínio é uma contrapartida por favores ou vantagens.

Auditoria e Revisão: Submeta as práticas de doações e patrocínios a auditorias periódicas e revise os processos regularmente para melhorar e garantir a conformidade contínua.

Estas medidas são vitais para evitar que doações e patrocínios sejam interpretados como métodos para disfarçar subornos, influenciar decisões de agentes públicos ou privados de forma imprópria, ou para fins de lavagem de dinheiro

5.1. Doações e Contribuições Filantrópicas

Todas as doações devem ser alinhadas com as áreas de interesse da empresa, como educação, saúde, sustentabilidade e desenvolvimento social.

As doações não devem ser feitas a indivíduos ou organizações que possam representar um conflito de interesse com as atividades da empresa.

Não serão permitidas doações para entidades ou indivíduos que estejam direta ou indiretamente envolvidos em atividades político-partidárias.

5.2. Patrocínios

Patrocínios devem ser concedidos com base na relevância estratégica para os negócios da empresa e no potencial de retorno de imagem e marketing.

Deve-se evitar patrocínios que possam comprometer a reputação da empresa ou que estejam associados a atividades que não estejam em conformidade com as normas éticas.

5.3. Contribuições Políticas

Contribuições políticas somente poderão ser realizadas em conformidade com as leis e regulamentos locais e após aprovação da alta direção e do departamento jurídico.

A empresa deve assegurar transparência e devida prestação de contas em relação a qualquer contribuição política realizada.

5.4. Processo de Aprovação e Monitoramento

Todas as doações, patrocínios e contribuições devem ser aprovadas pelo departamento responsável e, quando necessário, pela alta direção. Os registros contábeis devem refletir toda e qualquer operação sobre doações, patrocínios e contribuições de forma fidedigna.

Deve-se manter registros detalhados de todas as atividades, incluindo os montantes concedidos, os beneficiários e os objetivos pretendidos.

5.5. Transparência e Relatório

A empresa se compromete a reportar anualmente suas atividades de doações, patrocínios e contribuições em seus relatórios de sustentabilidade ou relatórios anuais.

Todos os processos e transações devem ser documentados de forma clara e precisa para garantir a integridade e a possibilidade de auditoria.

6. RESPONSABILIDADES

Os colaboradores devem garantir que todas as doações, patrocínios e contribuições estejam em conformidade com esta política e com as leis aplicáveis.

O departamento de compliance será responsável por revisar e aprovar todas as solicitações de doações, patrocínios e contribuições.

7. SANÇÕES

Violações desta política podem resultar em medidas disciplinares, incluindo demissão, e, quando aplicável, ações legais.

8. DISPOSIÇÕES GERAIS

Esta política entra em vigor na data de sua publicação e deve ser revisada periodicamente para assegurar sua atualização e eficácia.

Quaisquer exceções a esta política devem ser justificadas e aprovadas por escrito pela alta direção e pelo departamento de compliance.

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